Оперативное управление недвижимостью

Управление недвижимостью (одного или нескольких комплексов) на оперативном уровне осуществляется по поручению управляющего фондами на тактическом уровне специализированной управляющей организацией. При этом одновременно решаются задачи управления комплексом и проблемы потребителей. В управлении недвижимостью можно выделить административное управление, техническое управление и коммерческие управление с выполнением маркетинговых функций.

Административное управление. Административное управления предусматривает процедуры регистрации, систематизации и обработки информации о денежных потоках и процессе эксплуатации вверенной недвижимости, составления отчётов. А также исполнения инструкций управляющего на тактическом уровне.

Рассмотрим подробнее основные функции административного управления на оперативном уровне. Одна из основных функций, это расчёты с арендаторами (съёмщиками). Согласно договора арендаторы (съёмщики) должны ежемесячно (или ежеквартально) переводить сумму аренды (квартплаты) на счёт управляющей организации или собственника недвижимости. Оплата может производиться наличными средствами через банк, списываться со счёта (инкассо) или производиться по счёт-фактуре с юридическими лицами. Администрация следит за рассылкой счетов и контролирует поступление средств, проводит работу с должниками по погашению задолженности. В этом случае могут применяться санкции, согласно договору, прекращение предоставления услуг, расторжение договора, взыскание долга через суд и др.

Непрерывность аренды помещений и преемственность их функционального назначения обеспечивается контролем за сменой арендаторов нежилых помещений жильцов в жилых. Заключение или окончание договора с пользователем сопряжён с обменом информацией между пользователем и управляющей организацией. Информация поступает в соответствующие службы управления, где фиксируют данные о пользователе, контролируются сроки исполнения обязательств по договору, суммы оплаты, дату оплаты, просрочки платежей, санкции и прочее. Полученные данные могут использоваться при анализе и разработке политики управления.

Важнейшей функцией управления является учёт расходов на обслуживание. В договоре с пользователем оговаривается объём предоставляемых услуг и их стоимость. На этой основе составляется смета расходов на обслуживание и определяется ежемесячный или ежеквартальный аванс пользователей, который учитывается во взаиморасчётах. Ежегодно производится расчёт всех расходов по обслуживанию каждого пользователя, итог которого сопоставляется с суммой полученных авансов. На этой основе рассчитывается итоговое сальдо расчётов между управляющей организацией и пользователем авансов. В расходы учитываются затраты на администрацию, аппарат управления. Для получения развёрнутых, детализированных показателей расходов, они учитываются по видам затрат, типам помещений, видам недвижимости.

Техническое управление. Техническое управление связано с поддержанием недвижимости в технически исправном состоянии, проведении обслуживания, плановых и внеплановых ремонтов, проведение обновлений и перепланировок, консультаций по техническим вопросам.

Ремонт по вызовам арендаторов (жалобам жильцов) является текущим техническим обслуживанием. Жалобы арендатор, съёмщиков (жильцов) на техническую неисправность помещений или коммуникаций должны выслушиваться с вниманием, вежливо. Их причины должны немедленно устраняться. Процедура работы с жалобами может быть различной в зависимости от условий договора со съёмщиком, типа недвижимости (жилая или нежилая).

На начальном этапе производится изучение проблемы, выявление виновных, для определения за чей счёт производить ремонт – съёмщика или управляющей компании. Выводы обсуждаются со съёмщиком, после чего принимаются решения. Ремонт внутри жилых помещений производится за счёт жильцов, если это не касается общих для всех коммуникаций (трубопроводов). В остальных случаях работы производятся за счёт виновного. Как бы аккуратно и хорошо не содержались помещения, необходимо производить ремонт при смене съёмщика.

При окончании договора или заявлении пользователя о выезде из занимаемого помещения техником-смотрителем производится осмотр помещения и определяется его состояние. Результаты осмотра сообщаются в соответствующую службу управляющей компании. Определяется необходимый объём работ по восстановлению первоначального состояния помещения. Работы производятся за счёт съёмщика или его силами и сдаются по акту управляющей организации до выезда последнего. Если по договору аренды не предусматривается ремонт помещения съёмщиком при выезде, то ремонт в любом случае производится, но уже за счёт управляющей компании.

Перечень таких договоров формируется с начала деятельности управляющей компании и обновляется ежегодно. К таким работам могут относиться аварийные ситуации на высоковольтных сетях, где требуется специальное оборудование, специальная квалификация (допуск к работам), технически сложном оборудовании, например, компьютерном, холодильном и т.д. Обслуживание любых технических систем, помещений требует периодически проведения планового ремонта.

Плановые ремонты проводятся в соответствии с нормами на ремонты и обслуживание помещений, коммуникаций, других технических систем для поддержания их в должном, постоянно работоспособном состоянии. Это может быть плановый косметический ремонт мест общего пользования – подъездов, санузлов и т.д., ремонт систем отопления, водоснабжения и прочего. График и сметы плановых ремонтов составляются ежегодно.

Плановые ремонты могут проводиться и по результатам технического обследования объекта и назначаться по мере необходимости. Например, сезонные работы по окраске фасадов, которые могут производиться по плану только раз в 5-10 и более лет. Однако может складываться ситуация, когда помещение подлежит внеплановому ремонту. Это может быть вызвано аварийной ситуацией, перепланировкой помещения, необходимым улучшением качества помещения, техническим перевооружением помещений (замена кабелей, усиление электрической проводки под более энергоёмкое оборудование).

Данный ремонт проводится за счёт управляющей организации, если инициатива об улучшении и преобразованиях исходит от неё. Если же инициатива любых переделок исходит от арендатора, то все работы проводятся за его счёт. И это уже будет коммерческий ремонт. Данный вид ремонта проводится по отдельным договорам с пользователями и за их счёт. При заключении договора оговаривается объём работ, сроки, стоимость. Работы могут проводиться собственными силами управляющей компании или с привлечением сторонних организаций по субдоговорам или с управляющей компанией или с арендатором. Оплата выполненных работ производится заказчиком (арендатором) отдельно после подписания акта приёмки-сдачи работ или включаться в арендную плату.

Коммерческое управление. Эффективность всей структуры управления недвижимостью определяется качеством конечного продукта – качеством услуг по обслуживанию и эксплуатации и доходностью от этой деятельности. Коммерческое управление – составная часть общей системы оперативного управления при рыночных отношениях.

Всё это направлено на достижение оптимального соотношения доходности и риска по всему управляемому имущественному фонду.